Muchos pequeños comercios y autónomos optan por usar Microsoft Excel como herramienta para realizar sus facturas. Desde IcuScc no decimos que este mal hacerlo, pero decimos que no es lo correcto si quieres que tu negocio vaya a más.
Si usas Microsoft Excel u otros programas similares para realizar tus facturas, todo ese proceso de facturación se desarrolla de manera manual. Una y otra vez lo mismo, a poner los mismos datos, guardar una plantilla por cada cliente para mantener su histórico, etc. y todo esto es una fuente de posibles errores que luego tendrás que corregir.
Desventajas que veo en no usar un programa de gestión
- Numeración de la facturación
- El número de factura debe ser correlativo por fecha y no puede haber saltos. Si gestionas tus factuas con Microsoft Excel, esta tarea se debe hacer manualmente. Además si gestionas varias series de facturación la búsqueda del último número se alarga más de lo debido dando opción a cometer uno de los errores más graves.
- Equivocación al poner el NIF/CIF de tus clientes.
- El número de identificación fiscal de un cliente no es algo que se pueda memorizar con facilidad y es un dato que por obligación debe estar bien. En muchos casos es el cliente es quien se da cuenta que has puesto mal este dato. En ese caso la imagen de tu gestión no queda bien reflejada.
- Equivocacion al poner los datos bancarios.
- Los datos bancarios al igual que el NIF o CIF no es un dato que se memorice facilmente. Si te equivocas en un solo número el cobro de dicha factura no se efecturará y perderás tiempo en realizar la corrección necesaria y la nueva gestión del cobro que anteriormente fue fallido.
- Infinidad de archivos
- Microsoft Excel principalmente es un programa para realizar hojas de cálculo pero dada su gran flexibildad se puede usar para generar facturas y otras cosas. El inconveniente sobre esto es que te obliga a tener muchos ficheros independientes por clientes, por facturas, por años, etc. En este caso el tiempo para acceder a la factura en cuestión se alarga mucho mas de lo debido
- Equivocación en poner las fechas de la factura
- Para ahorrar tiempo lo normal es duplicar la ultima factura del cliente y cambiar los datos. Lo normal es que te olvides en cambiar la fecha de factura y la fecha de vencimiento, por no mencionar otros campos. Si cometes el error en la fecha de la factura, invertirás mucho tiempo en realizar el arreglo pertinente ya que habrás hecho una factura hoy con fecha de dias anteriores y si ya has emitido una factura con fecha posterior ese tiempo se multiplica por 2
- Olvidar de cobrar una factura
- Una vez emitida la factura la gestión del cobro en la fecha acordada es totalmente manual. Debes tener mecanismos para que llegadas las fechas de vencimiento de cada factura puedas cobrarlas. Estos mecanismos Microsoft Excel no te los dá y puedes llegar a acumular miles de Euros pendientes de cobro por no saber que se ha de cobrar en cada momento.
- Olvidar de hacer una factura
- Uno de los errores mas comunes es el de olvidarse de emitir una factura. Sucede a veces que se cobre por adelantado una factura o bien que se reciba una cantidad a cuenta. En ese caso también hay que emitir la correspondiente factura y es posible que por haberla cobrado por adelantado nos olvidemos de ello y sea el cliente quien la reclame.
- Estadísticas
- Tener estadísticas es algo necesario para saber como evoluciona tu negocio. Si quieres saber que mes has facturado más, que productos o servicios son los más activos, etc.. Este dato Microsoft Excel tampoco te lo da.
- Acceso a la información
- El acceso rápido a la información de tu negocio es algo esencial en el día a día. Si necesitas consultar algo sobre tus clientes, deberás abrir muchos ficheros.
En IcuScc nos preguntamos
- ¿Cuantos errores cometes al cabo del año?
- ¿Cuanto tiempo inviertes en realizar cada vez lo mismo?
- ¿En cuanto valoras todo ese tiempo invertido?
- ¿No preferirías invertir menos tiempo a la gestión administrativa y tener mas tiempo para ti?
Si estas en esta situación y quieres mejorar no dudes en preguntar, en IcuScc siempre encontrarás el mejor asesoramiento y la mejor solución para mejorar tu negocio. Por muy poco dinero tendrás un sistema de gestión totalmente acorde con tu negocio haciendo que éste vaya a más y tu temas mas tiempo para dedicar a otras cosas.
Espero que os haya gustado mi opinion sobre realizar tus facturas con Microsoft Excel